Información a ser transferida y su formato

Registro de la información adecuada y selección de un formato para lograr la trazabilidad

La principal premisa de la implementación del rastreo hacia atrás y hacia adelante, es que se registre la información apropiada y se guarde en cada proceso. Se deben adquirir no sólo los números del producto o del lote, sino también el lugar de producción, fecha de vencimiento, fecha y hora de fabricación, los detalles de inspección, y proveedores o destinatarios de cada proceso.

Información que debe adquirirse para la trazabilidad

Los elementos de la información varían según el rango de trazabilidad, como industria, artículo y proceso. En la industria manufacturera, por ejemplo, se tendrán proveedores, detalles de fabricación, fecha y hora de fabricación, fecha y hora de inspección, persona a cargo, línea de producción y destinatario del envío. Para la industria alimentaria, tendrá productor, lugar de producción, fecha y hora de envío, fecha y hora de procesamiento, fecha de vencimiento y destinatario del envío.

Ejemplos de información a ser adquirida

Información sobre recepción (registro de aceptación) Información sobre fabricación/procesamiento (registro de proceso interno) Información sobre el envío (registro de embarque)
  • Cantidad de llegada
  • Fecha y hora de llegada
  • Información de lote/serie
  • Información del productor/fabricante
    etc.
  • Cantidad de fabricación/procesamiento
  • Fecha y hora de fabricación/procesamiento
  • Información de lote/serie
  • Historia de fabricación
  • Historia de inspección
    etc.
  • Cantidad de envío
  • Fecha y hora de envío
  • Información de lote/serie
  • Información de destinatario
  • Información de planta de producción/fabricación
    etc.

Reglas sobre símbolos de identificación

Reglas sobre símbolos de identificación

Lo primero que debe hacer para manejar la información, es establecer reglas sobre los símbolos de identificación. Si no se observan estas reglas y los símbolos se traslapan, la información no podrá identificarse con precisión, lo que impedirá un rastreo hacia adelante o atrás. Cuando se reciben piezas de varios proveedores, o varias empresas participan en la finalización de un producto en particular, es esencial establecer una norma sobre los símbolos de identificación, que se compartirán entre éstas.

Formato de representación y medio de transferencia (medio de almacenamiento)

Hay varios tipos de símbolos de identificación utilizados para la transferencia de información, que incluyen no sólo números y caracteres que pueden ser reconocidos por el ojo humano, sino también códigos de barras, códigos 2D e información electrónica. Estos símbolos y métodos de representación utilizados para transferir dicha información, se llaman formatos de representación. Los formatos de representación se refieren a símbolos simples como caracteres o códigos 2D. Deben utilizarse junto con los medios de transferencia (medios de almacenamiento), tales como etiquetas o etiquetas electrónicas que se utilizan para indicar la información sobre las piezas y productos.

Por ejemplo, suponga que pega una etiqueta en una caja de cartón que contiene una pieza recibida. Va a escribir la fecha de entrega y el nombre del producto con un bolígrafo. En este caso, la etiqueta es el medio de transferencia, y los números y caracteres que indican la fecha de entrega y el nombre del producto, son el formato de representación. Si escribe datos directamente en la caja de cartón, la caja de cartón es el medio de transferencia. Si escribe datos directamente en la pieza con láser, los números/caracteres inscritos son el formato de representación, y el medio de transferencia es "ninguno" porque es el producto en sí.

Medio de registro

Puede adjuntar información sobre piezas y productos, empleando el formato de representación y el medio de transferencia. Sin embargo, para garantizar la trazabilidad, debe recopilar y administrar números de serie o números de lote. En consecuencia, debe poder recibir el formato de representación del medio de transferencia, recopilar esa información y administrarla de alguna manera. Los libros contables, las computadoras personales o los servidores en la nube, se pueden usar para registrar y administrar. En la trazabilidad, estos se llaman medios de registro.

Usted recopila y administra la información escribiéndola manualmente en un libro mayor, o ingresándola manualmente, o leyéndola y enviándola con un lector de códigos a una PC o un servidor. Después de establecer reglas que permitan la recuperación de la información cuando sea necesario, finalmente podrá implementar un rastreo hacia adelante o atrás.

Combinación típica del formato de representación, medio de transferencia y medio de registro

Cadena de caracteres y números + medio de papel

Utiliza números y caracteres que el ojo humano puede reconocer como el formato de representación y usa etiquetas o calcomanías como medio de transferencia. Por ejemplo, números como 20XX0101 para mostrar la fecha de caducidad, caracteres como LOT000001 para representar un lote, y caracteres como ABC0001 para representar un número de serie. Aquellos que están integrados con el producto, como etiquetas o cajas de paquetes; y aquellos que se incluyen con el producto, tales como facturas o recibos de entrega. Como medio de registro, algunas personas utilizan libros de papel escritos a mano. El registro directo en una PC, a través de una lectora portátil de mano con OCR (reconocimiento óptico de caracteres), se está haciendo también cada vez más popular.

Código de barras + medio de papel

Utilice códigos de barras como formato de representación, e imprímalos utilizando etiquetas o cajas de embalaje, como el medio de transferencia. Como los códigos de barras no pueden ser leídos por el ojo humano, se requiere un lector de códigos u otro dispositivo de lectura. También se necesita una impresora y un software para imprimir los códigos de barras en etiquetas u otros medios de transferencia. El medio de registro es una computadora que permite una fácil administración de la información, lectura sin contacto e implementación a un costo relativamente bajo. Esta combinación se utiliza en diversas industrias, desde la manufacturera hasta la de alimentación, farmacéutica y minorista.

Formato de representación Medio de transferencia Medio de registro
Formato de representación
Medio de transferencia
Medio de registro

Código 2D y marcado directo

El uso de códigos 2D como formato de representación ha ido aumentando en los últimos años. Los códigos 2D permiten comprimir más información en un espacio más pequeño. La precisión de la lectura también está mejorando. El marcado directo de piezas graba la información directamente en las partes. Como no se requiere un medio de transferencia, puede ahorrar costos de operación.

Formato de representación Medio de transferencia Medio de registro
Formato de representación
Medio de transferencia
Medio de registro

Información electrónica y etiqueta electrónica (tag)

La información electrónica se utiliza como el formato de representación y las pequeñas etiquetas electrónicas (tags) se utilizan como medio de transferencia. Las etiquetas electrónicas comunican información a través de ondas de radio. Es ventajoso que, dentro de un área específica, se pueda adquirir la información incluso en un sitio remoto o se pueda adquirir la información de múltiples etiquetas electrónicas simultáneamente. La desventaja es que las etiquetas electrónicas utilizadas como medio de transferencia son costosas.

Formato de representación Medio de transferencia Medio de registro
Formato de representación
Medio de transferencia
Medio de registro

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